Khi thực hiện các giao dịch pháp lý hoặc hành chính, bản sao công chứng đóng vai trò vô cùng quan trọng và thường là tài liệu không thể thiếu trong quá trình xử lý các thủ tục. Bản sao công chứng là bản sao của một tài liệu gốc đã được công chứng viên xác nhận tính chính xác và hợp pháp, nhằm đảm bảo rằng nội dung của tài liệu gốc được sao y đúng và có giá trị pháp lý tương đương bản gốc. Tuy nhiên, một câu hỏi mà nhiều người vẫn còn băn khoăn là bản sao công chứng có hiệu lực bao lâu? Việc xác định thời hạn hiệu lực của bản sao công chứng là rất cần thiết, bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sử dụng tài liệu này trong các giao dịch, thủ tục pháp lý hoặc hành chính. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về vấn đề này, làm rõ thời gian hiệu lực của bản sao công chứng, cũng như giải đáp các thắc mắc liên quan đến việc sử dụng và bảo quản tài liệu công chứng một cách hiệu quả. Từ đó, bạn sẽ có thể hiểu rõ hơn về quy định pháp lý đối với bản sao công chứng và cách thức quản lý các tài liệu này sao cho đúng quy trình và đảm bảo tính hợp pháp khi cần thiết.

Bản sao công chứng là gì?

Công chứng là gì?

Công chứng là thủ tục được định nghĩa tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014. Cụ thể, “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

Trong đó, công chứng viên là người phải đáp ứng các điều kiện của Luật Công chứng, là thành viên của tổ chức hành nghề công chứng gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng. Cụ thể, điều kiện để trở thành công chứng viên được nêu chi tiết tại Điều 8 Luật Công chứng như sau:

• Có bằng cử nhân luật.
• Đã công tác pháp luật từ 05 năm trở lên sau khi đã có bằng cử nhân luật.
• Tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
• Thi tập sự hành nghề công chứng và đạt yêu cầu kiểm tra kết quả này.
• Có đầy đủ sức khỏe để thực hiện công việc công chứng.

Khái niệm về bản sao công chứng

Bản sao công chứng là một thuật ngữ mà người dân thường sử dụng trong quá trình giao dịch, thực hiện thủ tục hành chính.

Bản sao công chứng là một bản sao của tài liệu gốc được công chứng viên xác nhận rằng bản sao đó là chính xác và đúng với bản gốc. 

Công chứng viên không xác nhận nội dung của tài liệu mà chỉ xác nhận tính xác thực của bản sao so với bản gốc. Quy trình công chứng giúp đảm bảo rằng bản sao có giá trị pháp lý và có thể được sử dụng thay thế cho tài liệu gốc trong nhiều tình huống.

Như vậy, “bản sao công chứng” mà nhiều người đang gọi thực chất là “bản sao chứng thực”.

Bản sao công chứng có hiệu lực bao lâu?

Tại Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, quy định:

“1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Tuy nhiên, Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được công chứng, chứng thực. Do vậy, thời hạn có hiệu lực của bản sao công chứng được thực hiện theo thỏa thuận của các bên hoặc theo quy định của luật. Trong thực tế bản sao công chứng có thể chia thành hai loại:

Vô thời hạn

Theo Luật Công chứng 2014 và các văn bản pháp lý liên quan, không có quy định cụ thể về thời gian hiệu lực của bản sao công chứng. Điều này có nghĩa là bản sao công chứng có thể có giá trị sử dụng lâu dài, miễn là nội dung của tài liệu gốc không thay đổi và bản sao đó vẫn được xác nhận đúng với bản gốc.

Ví dụ như: Bản sao được chứng thực từ bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.

Có thời hạn

Theo quy định của pháp luật

• Theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức: 

Một số cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thể yêu cầu bản sao công chứng phải còn hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, khi nộp hồ sơ xin việc, bản sao công chứng của bằng cấp có thể được yêu cầu không quá 6 tháng hoặc 1 năm kể từ ngày công chứng. Do đó, bạn cần kiểm tra yêu cầu cụ thể của từng cơ quan hoặc tổ chức để đảm bảo tính hợp lệ của bản sao công chứng.

• Theo hiệu lực của giấy tờ gốc:

Đối với các loại giấy tờ, tài liệu có thời gian sử dụng nhất định, bản sao công chứng của những tài liệu này chỉ có giá trị trong suốt thời gian mà bản chính có hiệu lực. Nếu bản chính của một giấy tờ đã hết hạn, bản sao công chứng cũng sẽ mất giá trị pháp lý. Điều này có nghĩa là, khi bản chính không còn hiệu lực, bản sao công chứng của nó cũng không còn được công nhận trong các giao dịch pháp lý. 

Ví dụ những giấy tờ có thời hạn quy định như: lý lịch tư pháp (06 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (06 tháng), Căn cước công dân có quy định thời hạn sử dụng… thì bản sao có giá trị trong thời gian bản gốc còn giá trị sử dụng.

Theo thoả thuận của các bên

Có thể kể đến một số loại văn bản công chứng có thời hạn nhất định gồm:

• Hợp đồng uỷ quyền: Hiệu lực theo thoả thuận của các bên. Nếu không có thoả thuận và pháp luật cũng không có quy định thì hiệu lực của hợp đồng uỷ quyền là 01 năm (theo Điều 563 Bộ luật Dân sự năm 2015).
• Hợp đồng thuê nhà: Thời hạn hợp đồng thuê nhà theo thoả thuận của các bên…

Thông tin mới nhất năm 2025 về bản sao công chứng

Khái quát quy định về bản sao công chứng

Khái niệm về bản sao, bản chính, bản sao công chứng bản sao chứng thực hiện nay được quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo đó:

“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Trong đó, “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.

Như vậy, bản sao từ bản chính có thể do chính chủ sở hữu của Bản chính hoặc bất cứ cá nhân, tổ chức nào đó thực hiện bằng việc chụp, đánh máy, phô tô…. miễn sao đảm bảo có nội dung đầy đủ, chính xác như thông tin gốc trong bản chính hoặc sổ gốc lưu thông tin.

Những loại bản sao công chứng bản sao chứng thực được sử dụng thay cho bản chính

Không phải bất cứ bản sao nào cũng được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Chỉ những loại bản sao sau đây mới có chức năng đó:

• Bản sao được cấp từ sổ gốc: 

Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

• Bản sao được chứng thực từ bản chính: 

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính là Phòng Tư pháp cấp huyện; UBND cấp  xã, phường, thị trấn; Cơ quan công chứng; Cơ quan ngoại giao.

Trong thực tế cuộc sống, khi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền yêu cầu cung cấp bản sao thay cho bản chính, bạn phải cung cấp Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc Bản sao được chứng thực từ bản chính này chứ không phải bản chụp, bản photo.

Ví dụ: khi bạn thực hiện thủ tục thành lập công ty để có tư cách pháp nhân phục vụ cho việc kinh doanh. Bản sao giấy tờ nhân thân của chủ sở hữu (Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, căn cước công dân) là bản sao chứng thực từ bản chính.

• Bản sao được chứng thực từ bản chính do cơ quan công chứng hay UBND, xã, phường, thị trấn, phòng tư pháp, cơ quan lãnh sự đều có giá trị pháp lý như nhau. Theo Điều 77 Luật công chứng 2014 và Khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực quy định: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác“.

Tuy nhiên trong cả hai văn bản trên đều không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao hợp lệ. Như vậy, có thể hiểu rằng thời hạn của bản sao hợp lệ là vô thời hạn.

Điều này nảy sinh nhiều bất cập trên thực tế. Vì có nhiều khi các thông tin trên bản chính đã có sự thay đổi hoặc bản chính đã không còn giá trị pháp lý nhưng bản sao vẫn đang được sử dụng. Để khắc phục tình trạng này, nhiều cơ quan, đơn vị  khi tiếp nhận giấy tờ là bản sao được chứng thực thường tự đặt ra quy định là bản sao chỉ có giá trị trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày được chứng thực. Điều này là không đúng với quy định của pháp luật tuy nhiên đây lại là một giải pháp được nhiều cơ quan, đơn vị áp dụng để hạn chế tình trạng dùng giấy tờ giả.

Quy trình cấp bản sao văn bản công chứng

Bước 1: Bộ phận được phân công tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản công chứng. Kèm theo Phiếu yêu cầu phải có bản photocopy giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác của người yêu cầu đã được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chính.

Người có quyền yêu cầu cung cấp bản sao là:

• Người tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng;
• Các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng.

Bước 2: Lãnh đạo Phòng Công chứng xem xét, trường hợp xét thấy không có cơ sở để cấp bản sao văn bản công chứng thì Trưởng Phòng ghi rõ lý do không cấp. Trường hợp đồng ý cấp bản sao thì Trưởng phòng chuyển phiếu yêu cầu sao lục cho Bộ phận lưu trữ thực hiện.

Cán bộ lưu trữ photocopy văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ, trình Trưởng Phòng ký chứng nhận bản sao và chuyển Bộ phận thu phí.

Bước 3: Khách nộp phí công chứng, thù lao công chứng theo quy định và nhận bản sao văn bản công chứng tại Bộ phận thu phí;

Thời hạn giải quyết: ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu.

Kết luận

Tóm lại, bản sao công chứng là một công cụ pháp lý quan trọng, giúp xác nhận tính hợp pháp và chính xác của tài liệu trong các giao dịch pháp lý. Mặc dù pháp luật Việt Nam không quy định cụ thể về thời gian hiệu lực của bản sao công chứng, tuy nhiên, để tránh các tranh chấp và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, việc làm rõ hơn về thời gian và các điều kiện duy trì hiệu lực của bản sao công chứng là cần thiết. Việc quy định rõ ràng hơn về thời gian hiệu lực sẽ giúp các bên tham gia giao dịch có cơ sở vững chắc để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình, đồng thời nâng cao tính hiệu quả và an toàn trong việc áp dụng pháp luật. 

Hy vọng với những thông tin mà BRAVOLAW cung cấp cho bạn trong bài viết trên đây có ích. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ ngay với BRAVOLAW để được tư vấn và hỗ trợ.

Bravolaw – Địa chỉ tin cậy về tư vấn công chứng và tư vấn pháp lý 

Giới thiệu về Bravolaw

Bravolaw là một tổ chức pháp lý uy tín và chuyên nghiệp, chuyên cung cấp các dịch vụ pháp lý toàn diện cho các cá nhân và doanh nghiệp. Với đội ngũ công chứng viên và chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, Bravolaw cam kết đem lại những giải pháp pháp lý hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, giúp khách hàng giải quyết mọi vấn đề pháp lý một cách tối ưu.

• Đội ngũ công chứng viên và chuyên gia pháp lý: Bravolaw tự hào sở hữu một đội ngũ công chứng viên được đào tạo bài bản và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng, chứng thực các tài liệu và giao dịch pháp lý. Ngoài ra, đội ngũ chuyên gia pháp lý của chúng tôi cũng là những luật sư, tư vấn viên giàu kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực như sở hữu trí tuệ, đầu tư, thương mại, hợp đồng, thuế, và tranh tụng. Các chuyên gia này luôn đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình giải quyết vấn đề pháp lý, từ tư vấn ban đầu cho đến việc giải quyết những vấn đề phức tạp.

• Uy tín trong lĩnh vực pháp lý và dịch vụ doanh nghiệp: Với nhiều năm hoạt động trong ngành, Bravolaw đã xây dựng được uy tín vững chắc trong cộng đồng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ pháp lý chuyên sâu, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng từ các công ty vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn. Sự chuyên nghiệp và cam kết bảo vệ quyền lợi hợp pháp của khách hàng là yếu tố then chốt giúp Bravolaw trở thành đối tác tin cậy trong lĩnh vực pháp lý.

Các dịch vụ chính của Bravolaw

Chúng tôi cung cấp dịch vụ pháp lý bao gồm:

• Công chứng hợp đồng và văn bản.
• Tư vấn pháp lý trong kinh doanh.
• Hỗ trợ thủ tục pháp lý nhanh chóng và hiệu quả.

Lợi ích khi lựa chọn Bravolaw

Khi lựa chọn Bravolaw là đối tác pháp lý của bạn, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích vượt trội, giúp đảm bảo sự an toàn pháp lý, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nhận được dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm. Cụ thể:

• Đảm bảo an toàn pháp lý

Bravolaw cung cấp các giải pháp pháp lý chính xác và toàn diện, giúp khách hàng bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong mọi tình huống. Với đội ngũ công chứng viên và chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết đảm bảo sự an toàn về mặt pháp lý trong tất cả các giao dịch và thủ tục liên quan. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp và cá nhân, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật, từ đó tránh được các tranh chấp, khiếu kiện không đáng có.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí

Lựa chọn Bravolaw giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí so với việc tự xử lý các vấn đề pháp lý hoặc tìm kiếm các dịch vụ không chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi hiểu rõ quy trình và các thủ tục pháp lý, từ đó giúp khách hàng hoàn thành nhanh chóng các giao dịch, hợp đồng và thủ tục công chứng mà không phải lo lắng về việc sai sót hay thiếu sót. Đồng thời, các dịch vụ của chúng tôi được cung cấp với mức phí hợp lý, mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.

• Dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm

Bravolaw luôn đặt khách hàng lên hàng đầu với phương châm “tận tâm, chuyên nghiệp và hiệu quả.” Đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra những lời khuyên và giải pháp phù hợp nhất. Chúng tôi không chỉ giải quyết các vấn đề pháp lý mà còn hỗ trợ khách hàng xây dựng chiến lược pháp lý lâu dài, giúp họ phát triển bền vững trong công việc kinh doanh hoặc cuộc sống.

VĂN PHÒNG BRAVOLAW

Địa chỉ: 55A Huỳnh Thúc Kháng, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.

Hotline: 19006296 – 0981999980