Công chứng là một hoạt động pháp lý quan trọng, không chỉ mang lại sự an tâm cho các bên tham gia giao dịch mà còn đảm bảo tính hợp pháp và giá trị pháp lý của các văn bản, hợp đồng dân sự, thương mại. Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển và các giao dịch dân sự, thương mại trở nên đa dạng, công chứng đóng vai trò then chốt trong việc ngăn ngừa tranh chấp, bảo vệ quyền lợi hợp pháp và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có. Ở Việt Nam, công chứng được điều chỉnh bởi một hệ thống pháp luật rõ ràng, đặc biệt là Luật Công chứng năm 2014 và Bộ luật Dân sự năm 2015, tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho các giao dịch dân sự diễn ra một cách công bằng và minh bạch.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu quy trình thủ tục công chứng chi tiết, từ những bước chuẩn bị hồ sơ đến các yêu cầu pháp lý cần tuân thủ, nhằm đảm bảo rằng thủ tục công chứng không chỉ thực hiện đúng luật mà còn giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. Việc hiểu rõ về quy trình công chứng sẽ giúp mọi người, từ cá nhân đến tổ chức, có thể thực hiện các giao dịch một cách an toàn và hiệu quả.
Khái quát về công chứng là gì
Công chứng là thủ tục được định nghĩa tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014. Cụ thể, “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”
Công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm giá trị pháp lý và độ tin cậy cho các hợp đồng, giao dịch hay hành vi pháp lý. Công chứng còn giúp phòng ngừa tranh chấp và giảm thiểu kiện tụng. Và một trong những vai trò quan trọng không thể không nhắc đến của công chứng là việc bảo vệ bên yếu thế trong giao dịch.
Quy trình chi tiết để thực hiện thủ tục công chứng đảm bảo đúng luật
Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị
Hồ sơ công chứng cần được chuẩn bị 01 bộ gồm các loại giấy tờ nêu tại Điều 40 Luật Công chứng sau đây:
Phiếu yêu cầu công chứng.
Phiếu này thường được tổ chức hành nghề công chứng chuẩn bị trước. Người yêu cầu công chứng điền đầy đủ thông tin về họ tên, giấy tờ tùy thân của mình cùng với yêu cầu công chứng chi tiết, cụ thể.
Điểm a khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định phiếu yêu cầu công chứng phải đảm bảo thể hiện được các nội dung:
1) Thông tin về họ tên, địa chỉ của người yêu cầu công chứng;
2) Nội dung cần công chứng;
3) Danh mục giấy tờ gửi kèm theo;
4) Tên tổ chức hành nghề công chứng:
5) Họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng;
6) Thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có)
Thông thường dự thảo sẽ do công chứng viên soạn thảo căn cứ vào sự trình bày của người yêu cầu công chứng hoặc chính người yêu cầu công chứng có thể tự soạn dự thảo hợp đồng để công chứng viên kiểm tra nội dung, hình thức không trái pháp luật, đạo đức xã hội.
Tùy theo việc công chứng thuộc trường hợp hợp đồng, giao dịch đã soạn thảo sẵn hay trường hợp công chứng viên soạn thảo hợp đồng, văn bản theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, bộ hồ sơ yêu cầu công chứng sẽ có sự khác biệt nhất định. Cụ thể là trong trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch mà người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên soạn thảo văn bản, hợp đồng thì các bên tham gia giao dịch không phải cung cấp dự thảo hợp đồng, giao dịch.
Đối với những trường hợp mà pháp luật có quy định về mẫu của hợp đồng, giao dịch thì hợp đồng, văn bản phải tuân thủ đúng mẫu đó.
Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng và người có quyền, lợi ích liên quan
Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự gồm:
- Người tham gia giao dịch có năng lực pháp luật dân sự và hành vi
- dân sự;
- Mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
- Người tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện.
Với quy định trên, có thể khẳng định, năng lực hành vi dân sự là yếu tố quan trọng, là một trong những yếu tố cơ bản quyết định giao dịch dân sự có hiệu lực hay không. Để xác định được năng lực hành vi dân sự của chủ thể tham gia giao dịch, công chứng viên trước hết cần căn cứ vào giấy tờ tùy thân do người đó cung cấp. Giấy tờ tùy thân có giá trị xác định chính xác người yêu cầu công chứng, giúp một người khi xuất trình giấy tờ này khẳng định được mình chính là chủ thể đang có quyền xác lập, thực hiện giao dịch trước công chứng viên.
Thông qua giấy tờ tùy thân, công chứng viên cũng xác định được người yêu cầu công chứng có đáp ứng được các quy định của pháp luật về độ tuổi khi xác lập giao dịch không. Như vậy, về phương diện thực hiện chức năng công chứng của công chứng viên, giấy tờ tùy thân là một trong những căn cứ quan trọng giúp công chứng viên xác thực được về chủ thể tham gia giao dịch.
Thực tế hiện nay, các công chứng viên cũng như cán bộ nghiệp vụ của các tổ chức hành nghề công chứng thường chấp nhận sử dụng một số loại giấy tờ cơ bản sau là giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước, Hộ chiếu, Chứng minh sĩ quan quân đội, Chứng minh công an…
Ngoài ra, còn có một số loại giấy tờ khác cũng chứa đựng những thông tin về cá nhân một con người, như: Thẻ Đảng viên, Thẻ học sinh, Thẻ sinh viên, Giấy phép lái xe, thẻ ngành… có được chấp nhận sử dụng là giấy tờ tùy thân hay không vẫn chưa có cơ sở để xác định; chấp nhận hay không chấp nhận thì căn cứ cho việc chấp nhận, từ chối đó là gì.
Giấy tờ về tài sản:
Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó. ví dụ như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, giấy đăng ký xe…
Đây chính là giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết hợp đồng giao dịch của người yêu cầu công chứng và cũng là cơ sở để công chứng viên xác định được đối tượng của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch có đối tượng là tài sản. Thông qua loại giấy tờ này, người yêu cầu công chứng mới có thể chứng minh được mình là chủ sở hữu, chủ sử dụng đối với tài sản đang là đối tượng của hợp đồng, giao dịch.
Giấy tờ khác:
Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Ngoài việc nộp bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng đối với tài sản thì người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình các giấy tờ khác; có nghĩa rằng, đối với một hợp đồng, giao dịch, ngoài 02 loại giấy tờ quy định tại điểm c và điểm d khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng 2014, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch còn phải xuất trình những giấy tờ hợp pháp khác cho việc thực hiện công chứng.
Việc đưa ra quy định về các loại giấy tờ khác này là hoàn toàn hợp lý, bởi rất nhiều trường hợp, chỉ giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản chưa đủ chứng minh tính hợp pháp, tính xác thực của hợp đồng, giao dịch đang có yêu cầu công chứng. Chẳng hạn như: Trong hợp đồng mua bán nhà giữa bên bán nhà là vợ chồng ông A, bà B với bên mua là chị H (chưa kết hôn với ai) thì ngoài giấy tờ tùy thân của các bên, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất thì bên bán phải xuất trình được Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn để chứng minh quan hệ vợ chồng giữa ông A với bà B; Bên mua phải xuất trình được Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để chứng minh tài sản được tạo lập không nằm trong thời kỳ hôn nhân.
Nhìn chung, với nhóm giây tờ này, không thể đưa ra được tiêu chí xác định giấy tờ khác là những loại giấy tờ nào bởi lẽ, với mỗi hợp đồng, giao dịch cụ thể thì những vấn đề, những nội dung cần chứng minh cho việc xác lập hợp đồng, giao dịch là có cơ sở pháp lý, cơ sở thực tế lại rất khác nhau.
Nhưng thông thường, trong hoạt động công chứng, “các giấy tờ khác có liên quan” mà chúng ta thường thấy bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy chứng tử…
Đi công chứng ở địa điểm nào?
Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định:
- Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp sau có thể công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng:
- Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được;
- Người yêu cầu công chứng đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;
- Người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
- Theo quy định tại Chương III Luật Công chứng 2014 thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
- Như vậy, người yêu cầu có thể công chứng hợp đồng, giao dịch tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng hoặc bên ngoài trụ sở của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng nếu rơi vào các trường hợp như trên.
Phòng công chứng
Tại Hà Nội, bạn có thể thực hiện công chứng tại các phòng công chứng sau:
- Phòng công chứng số 1 Số 310 Bà Triệu, phường Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng
- Phòng công chứng số 2 Số 654 Nguyễn Văn Cừ, phường Gia Thụy, quận Long Biên
- Phòng công chứng số 3 Số 6 Duy Tân, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy
- Phòng công chứng số 4 Tầng 1 nhà N4D, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân
- Phòng công chứng số 5 Đường Phù Lỗ, huyện Sóc Sơn
- Phòng công chứng số 6 Số 18 Kim Đồng, phường Giáp Bát, quận Hoàng Mai
- Phòng công chứng số 7 KĐT Văn Phú, phường Phú La, quận Hà Đông
- Phòng công chứng số 8 Đường La Thành, phường Phú Thịnh, thị xã Sơn Tây
- Phòng công chứng số 9 Xã Đại Thịnh, huyện Mê Linh
- Phòng công chứng số 10 Thị trấn Tây Đằng, huyện Ba Vì
Văn phòng công chứng
Nếu cần công chứng cho một văn bản hay hợp đồng nào đó, có thể lựa chọn giữa phòng công chứng và văn phòng công chứng. Cả hai loại văn phòng này đều có thẩm quyền công chứng theo quy định của pháp luật.
Văn phòng luật Bravolaw ở số 55 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội là một tổ chức pháp lý uy tín và chuyên nghiệp, chuyên cung cấp các dịch vụ pháp lý toàn diện cho các cá nhân và doanh nghiệp. Với đội ngũ công chứng viên và chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, Bravolaw cam kết đem lại những giải pháp pháp lý hiệu quả, nhanh chóng và chính xác, giúp khách hàng giải quyết mọi vấn đề pháp lý một cách tối ưu.
Thời hạn công chứng là bao lâu?
Thời hạn thực hiện việc công chứng được nêu tại Điều 43 Luật Công chứng là không quá 02 ngày làm việc. Riêng các vụ việc phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Ngoài ra, với các hồ sơ công chứng thừa kế liên quan đến Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, Văn bản khai nhận di sản thừa kế… thì thời gian xác minh, giám định, niêm yết thông báo… không thuộc thời hạn công chứng
Chi phí công chứng
Chi phí công chứng gồm hai loại là phí công chứng và thù lao công chứng. Trong đó:
Phí công chứng gồm:
- Phí công chứng hợp đồng giao dịch; phí công chứng bản dịch; phí lưu trữ di chúc; phí cấp bản sao văn bản công chứng. Phí công chứng hiện đang được quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC gồm hai loại:
- Theo giá trị của hợp đồng hoặc giá trị của tài sản gồm các việc công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế… quyền sử dụng đất; hợp đồng vay tiền; hợp đồng thế chấp…
- Không theo giá trị của tài sản hoặc hợp đồng: Có thể kể đến công chứng hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền, sửa đổi hợp đồng không làm tăng/giảm giá trị tài sản hoặc hợp đồng; di chúc…
Thù lao công chứng:
- Là các khoản chi phí khác liên quan đến việc công chứng ngoài phí công chứng như soạn thảo hợp đồng; đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ…
- Thù lao công chứng được thực hiện theo thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng nhưng không được vượt quá mức trần thù lao công chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.
Các bước thực hiện thủ tục công chứng
Bước 1: Nộp hồ sơ
Bạn tiến hành hoàn tất hồ sơ cần công chứng và mang hồ sơ đến nộp tại phòng công chứng hoặc trụ sở Văn phòng Công chứng.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Hồ sơ của bạn sẽ được tiếp nhận và kiểm tra theo một trong hai trường hợp sau:
- Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ cho Công chứng viên để kiểm tra các giấy tờ có trong hồ sơ cần công chứng.
- Trường hợp hồ sơ được Công chứng viên trực tiếp nhận: Công chứng viên sẽ kiểm tra giấy tờ có trong hồ sơ mà bạn yêu cầu công chứng.
- Kết quả của việc kiểm tra, xác định tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ yêu cầu công chứng có thể có 03 trường hợp:
- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng rơi vào trường hợp không đủ điều kiện để thực hiện việc công chứng (như: người yêu cầu công chứng không có năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng, giao dịch đang xác lập; tài sản bị cấm giao dịch; có dấu hiệu một bên bị lừa dối, đe dọa…) công chứng viên sẽ từ chối công chứng;
- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung;
- Nếu hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp lệ: công chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng và vào số công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng đã cung cấp đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cần thiết, công chứng viên phải hướng dẫn các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tuân thủ đúng các quy định pháp luật có liên quan đến việc công chứng; giải thích cho rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ và những hậu quả pháp lý phát sinh từ việc xác lập hợp đồng, giao dịch.
Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản
Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng:
- Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng đã soạn thảo sẵn, công chứng viên tiến hành kiểm tra nội dung của hợp đồng, văn bản; trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên soạn thảo giúp thì công chứng viên tiến hành soạn thảo dự thảo hợp đồng, văn bản.
- Nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm với quy định của pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên từ chối công chứng.
Ký công chứng:
Khoản 7, 8 Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:
“7. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
8. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch”.
Theo đó, sau khi hoàn thành việc soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng, văn bản, công chứng viên cung cấp bản dự thảo này cho các bên đọc, trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được thì công chứng viên đọc cho họ nghe để bảo đảm tất cả những người tham gia giao dịch nắm được thông tin, hiểu về các nội dung trong hợp đồng, văn bản. Khi đã nắm được, hiểu rõ nội dung của hợp đồng, văn bản, nếu người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung đó thì công chứng viên hướng dẫn họ ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Bước tiếp theo, công chứng viên yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch xuất trình bản chính các giấy tờ bản sao đã nộp theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng đề đồi chiều trước khi ghi lời chứng.
Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch (theo quy định tại Điều 46 Luật Công chứng, Bộ Tư pháp đã ban hành
Mẫu lời chứng tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật
Công chứng – Thông tư số 01/2021/TT-BTP).
Bước 4: Trả kết quả công chứng
Bộ phận thu phí của Phòng/Văn phòng công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.
Pháp luật quy định: Thực hiện xong các bước theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện tiếp các bước sau để hoàn tất thủ tục công chứng một hợp đồng, giao dịch:
- Thu phí, thù lao, chi phí khác theo quy định tại Điều 66, 67, 68 Luật Công chứng;
- Đóng dấu, phát hành văn bản công chứng cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch;
- Tiến hành lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng.
Kết luận
Thủ tục công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của các bên trong các giao dịch dân sự, thương mại. Việc tuân thủ đúng quy trình công chứng không chỉ giúp các giao dịch được thực hiện minh bạch, hợp pháp mà còn ngăn ngừa tranh chấp và rủi ro pháp lý. Tuy nhiên, đối với nhiều cá nhân và tổ chức, việc nắm rõ các quy định và thủ tục công chứng có thể gặp phải không ít khó khăn.
Trong bối cảnh đó, việc lựa chọn một tổ chức công chứng uy tín và có chuyên môn cao như Công ty Luật Bravolaw là một giải pháp hiệu quả. Với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm, Bravolaw cam kết cung cấp dịch vụ công chứng nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn tuân thủ theo quy định pháp luật. Công ty không chỉ giúp khách hàng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thủ tục mà còn hướng dẫn tận tình, đảm bảo các giao dịch được thực hiện đúng quy trình, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên một cách tối ưu. Với Bravolaw, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ công chứng uy tín, đáng tin cậy và chuyên nghiệp.
VĂN PHÒNG BRAVOLAW
Địa chỉ: 55A Huỳnh Thúc Kháng, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.
Hotline: 19006296 – 0981999980
