Công chứng là một thủ tục pháp lý quan trọng trong hệ thống pháp luật của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam. Việc công chứng các văn bản, hợp đồng, giao dịch không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia mà còn là cơ sở để các văn bản đó có giá trị pháp lý trước pháp luật. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về thời gian hiệu lực của các văn bản công chứng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu công chứng có hiệu lực bao lâu, các quy định pháp lý liên quan và hướng dẫn chi tiết về thủ tục công chứng tại Việt Nam.
Khái niệm và vai trò của công chứng
Khái niệm công chứng
Công chứng là thủ tục được định nghĩa tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014. Cụ thể, “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”
Trong đó, công chứng viên là người phải đáp ứng các điều kiện của Luật Công chứng, là thành viên của tổ chức hành nghề công chứng gồm phòng công chứng và văn phòng công chứng. Cụ thể, điều kiện để trở thành công chứng viên được nêu chi tiết tại Điều 8 Luật Công chứng như sau:
– Có bằng cử nhân luật.
– Đã công tác pháp luật từ 05 năm trở lên sau khi đã có bằng cử nhân luật.
– Tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
– Thi tập sự hành nghề công chứng và đạt yêu cầu kiểm tra kết quả này.
– Có đầy đủ sức khỏe để thực hiện công việc công chứng.
Vai trò của hoạt động công chứng
Bảo đảm giá trị pháp lý và độ tin cậy cho hợp đồng, giao dịch, hành vi pháp lý
Công chứng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm giá trị pháp lý và độ tin cậy cho các hợp đồng, giao dịch hay hành vi pháp lý. Khi một văn bản, hợp đồng hay giao dịch được công chứng, nó sẽ được xác nhận tính hợp pháp, chính xác và hợp lý bởi công chứng viên, người có chuyên môn và được cấp phép theo quy định của pháp luật. Điều này giúp các bên tham gia giao dịch có cơ sở pháp lý rõ ràng để bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Bản công chứng chính thức sẽ tạo ra một “bằng chứng” vững chắc, làm giảm khả năng phủ nhận hay thay đổi nội dung của văn bản sau khi đã ký kết.
Phòng ngừa tranh chấp và giảm kiện tụng
Công chứng còn giúp phòng ngừa tranh chấp và giảm thiểu kiện tụng. Khi một hợp đồng hoặc giao dịch đã được công chứng, các bên tham gia sẽ phải tuân thủ nghiêm ngặt theo các cam kết và điều khoản đã thỏa thuận. Điều này giúp ngăn ngừa việc các bên không thực hiện đúng nghĩa vụ hoặc có hành vi gian lận sau này, vì bản công chứng sẽ là cơ sở pháp lý vững chắc để giải quyết khi có sự vi phạm. Đặc biệt, khi một giao dịch đã được công chứng, các bên sẽ ít có khả năng phát sinh tranh chấp về việc ký kết hoặc nội dung hợp đồng, từ đó giảm thiểu nguy cơ phải giải quyết kiện tụng qua tòa án.
Bảo vệ bên yếu thế
Một trong những vai trò quan trọng không thể không nhắc đến của công chứng là việc bảo vệ bên yếu thế trong giao dịch. Trong các hợp đồng, giao dịch thương mại hay dân sự, không phải lúc nào các bên cũng có sức mạnh, hiểu biết và khả năng thương lượng ngang bằng nhau. Việc công chứng sẽ giúp bên yếu thế, chẳng hạn như người tiêu dùng, người lao động hoặc các cá nhân có ít kiến thức pháp lý, đảm bảo rằng họ không bị lừa dối, ép buộc hoặc chịu thiệt thòi trong giao dịch. Công chứng viên sẽ là người kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng, đảm bảo tính công bằng và hợp pháp, giúp các bên yếu thế tránh bị rơi vào những tình huống bất lợi hoặc không công bằng. Điều này góp phần tạo ra một môi trường giao dịch minh bạch, công bằng và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia.
Công chứng có hiệu lực bao lâu?
Hiện nay Luật không quy định cụ thể về thời hạn của văn bản công chứng.
Tại Khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng quy định về thời điểm bắt đầu có hiệu lực của văn bản công chứng hợp đồng, giao dịch: “Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”. Quy định này chỉ giới hạn thời điểm có hiệu lực của văn bản công chứng là từ khi công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp vào văn bản công chứng thì nó được xem là có hiệu lực.
Đồng thời, tại khoản 2 Điều 64 Luật Công chứng năm 2014 có quy định việc lưu trữ văn bản công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.
Do đó, để xác định công chứng có thời hạn bao lâu cần căn cứ vào thỏa thuận của các bên được ghi nhận trong hợp đồng, giao dịch hoặc theo quy định của Luật.
Thời gian hiệu lực theo thoả thuận của các bên
Văn bản công chứng có thời hạn bao lâu phụ thuộc vào thoả thuận của các bên trong nội dung văn bản hoặc có thể hiểu là vô thời hạn khi các bên không có thỏa thuận khác, pháp luật không có quy định khác.
- Công chứng hợp đồng không có thời hạn: Các hợp đồng hoặc giao dịch như hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản, hợp đồng vay vốn, hợp đồng cho thuê dài hạn, v.v. sẽ có giá trị pháp lý vô thời hạn, trừ khi có sự thay đổi về điều kiện pháp lý hoặc có yêu cầu từ một bên trong giao dịch.
Ví dụ như:
- Công chứng hợp đồng tặng cho tài sản
- Công chứng hợp đồng trao đổi tài sản
- Công chứng hợp đồng góp vốn…
- Công chứng hợp đồng có thời hạn: Những hợp đồng hoặc giao dịch có thời hạn, ví dụ như hợp đồng cho thuê nhà ở, hợp đồng cho mượn tài sản, v.v., sẽ có hiệu lực trong suốt thời gian thỏa thuận. Sau khi hết thời gian thỏa thuận, các bên có thể gia hạn hoặc ký kết hợp đồng mới.
Ví dụ như:
- Công chứng hợp đồng thuê nhà: Thời hạn hợp đồng thuê nhà theo thoả thuận của các bên.
- Công chứng hợp đồng thuê / vay mượn tài sản: Thời hạn hợp đồng thuê nhà theo thoả thuận của các bên.
- Công chứng hợp đồng uỷ quyền: Hiệu lực theo thoả thuận của các bên. Nếu không có thoả thuận và pháp luật cũng không có quy định thì hiệu lực của hợp đồng uỷ quyền là 01 năm….
Các Trường Hợp Công Chứng Mất Hiệu Lực
Trong một số trường hợp, văn bản công chứng có thể không còn hiệu lực khi có quyết định của tòa án tuyên bố hợp đồng vô hiệu do vi phạm quy định pháp luật, hay khi có sự thay đổi về điều kiện thực hiện hợp đồng.
Một số lý do có thể dẫn đến việc mất hiệu lực của văn bản công chứng bao gồm:
- Tòa án tuyên bố hợp đồng vô hiệu: Khi một hợp đồng đã được công chứng nhưng sau đó tòa án tuyên bố hợp đồng đó vô hiệu, thì hợp đồng sẽ mất hiệu lực, dù đã được công chứng. Ví dụ: Hợp đồng mua bán tài sản không hợp pháp, có sự gian dối, lừa đảo.
- Thay đổi điều kiện thực hiện hợp đồng: Khi các điều kiện để thực hiện hợp đồng thay đổi quá nhiều so với lúc ký kết, các bên có thể yêu cầu thay đổi hoặc hủy bỏ hợp đồng công chứng. Điều này có thể làm cho hợp đồng không còn giá trị pháp lý.
- Vi phạm quy định pháp luật: Khi một hợp đồng hoặc giao dịch công chứng vi phạm các quy định pháp luật (ví dụ, vi phạm điều kiện về hình thức, nội dung hợp đồng, hoặc pháp lý của các bên tham gia), hợp đồng đó sẽ không có hiệu lực.
Hướng dẫn chi tiết cho bạn về công chứng theo quy định hiện hành 2024
Các loại hợp đồng, giao dịch phổ biến phải công chứng, chứng thực:
Trong lĩnh vực đất đai
Khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013 quy định: Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực (trừ hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức kinh doanh bất động sản).
Trong lĩnh vực nhà ở
Điều 122 Luật Nhà ở 2014 quy định: Trường hợp mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại thì phải thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng (trừ trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở).
Trong lĩnh vực Hôn nhân và gia đình
Luật Hôn nhân và gia đình 2014 quy định:
- Trong trường hợp hai bên kết hôn lựa chọn chế độ tài sản theo thỏa thuận thì thỏa thuận này phải được lập trước khi kết hôn, bằng hình thức văn bản có công chứng hoặc chứng thực (Điều 47).
- Thỏa thuận về việc mang thai hộ phải được lập thành văn bản có công chứng. Trong trường hợp vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau hoặc vợ chồng bên mang thai hộ ủy quyền cho nhau về việc thỏa thuận thì việc ủy quyền phải lập thành văn bản có công chứng (Khoản 2 Điều 96).
Trong lĩnh vực thừa kế tài sản
Bộ luật dân sự 2015 quy định:
- Tại Khoản 3 Điều 630: Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ phải được người làm chứng lập thành văn bản và có công chứng hoặc chứng thực.
- Tại Khoản 5 Điều 630: Di chúc miệng được coi là hợp pháp nếu người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng của mình trước mặt ít nhất hai người làm chứng và ngay sau khi người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng, người làm chứng ghi chép lại, cùng ký tên hoặc điểm chỉ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng thì di chúc phải được công chứng viên hoặc cơ quan có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng.
- Tại Khoản 5 Điều 647: Trường hợp di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài thì bản di chúc đó phải được dịch ra tiếng Việt và phải có công chứng hoặc chứng thực.
Các loại hợp đồng, giao dịch khác
- Khoản 1 Điều 459 Bộ Luật dân sự 2015 quy định: Tặng cho bất động sản phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực hoặc phải đăng ký, nếu bất động sản phải đăng ký quyền sở hữu theo quy định của luật.
- Khoản 2 Điều 17 Luật Kinh doanh bất động sản 2014 quy định: hợp đồng mua bán, thuê mua nhà, công trình xây dựng, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà các bên là hộ gia đình, cá nhân bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê mua bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên thì phải công chứng hoặc chứng thực.
- Điểm g khoản 1 Điều 10 Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 của Bộ Công an quy định: Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân phải có công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng hoặc chứng thực của UBND xã, phường, thị trấn đối với chữ ký của người bán, cho, tặng xe theo quy định của pháp luật về chứng thực.
- Điều 186 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: Chủ doanh nghiệp tư nhân có quyền cho thuê toàn bộ doanh nghiệp của mình nhưng phải thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao hợp đồng cho thuê có công chứng đến cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày hợp đồng cho thuê có hiệu lực thi hành.
- Khoản 2 Điều 48 Bộ Luật dân sự 2015 quy định: Việc lựa chọn người giám hộ phải được lập thành văn bản có công chứng hoặc chứng thực.
Hậu quả pháp lý trong trường hợp không thực hiện quy định về công chứng, chứng thực
Bộ luật dân sự 2015 quy định:
- Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó (Khoản 2 Điều 119)
- Giao dịch dân sự vi phạm quy định điều kiện có hiệu lực về hình thức thì vô hiệu, trừ trường hợp giao dịch dân sự đã được xác lập bằng văn bản nhưng vi phạm quy định bắt buộc về công chứng, chứng thực mà một bên hoặc các bên đã thực hiện ít nhất hai phần ba nghĩa vụ trong giao dịch thì theo yêu cầu của một bên hoặc các bên, Tòa án ra quyết định công nhận hiệu lực của giao dịch đó. Trong trường hợp này, các bên không phải thực hiện việc công chứng, chứng thực (Điều 129).
Quy trình công chứng
Các bước thực hiện công chứng
- Bước 1: Nộp hồ sơ
Bạn tiến hành hoàn tất hồ sơ cần công chứng và mang hồ sơ đến nộp tại phòng công chứng hoặc trụ sở Văn phòng Công chứng.
- Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Hồ sơ của bạn sẽ được tiếp nhận và kiểm tra theo một trong hai trường hợp sau:
Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ cho Công chứng viên để kiểm tra các giấy tờ có trong hồ sơ cần công chứng.
Trường hợp hồ sơ được Công chứng viên trực tiếp nhận: Công chứng viên sẽ kiểm tra giấy tờ có trong hồ sơ mà bạn yêu cầu công chứng:
Trường hợp hồ sơ bạn cần công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật: Công chứng viên tiến hành thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Trường hợp hồ sơ bạn cần công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên sẽ ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung.
Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên sẽ giải thích rõ ràng cho bạn lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ cần công chứng của bạn.
- Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản
Sau khi hồ sơ yêu cầu công chứng của bạn đã hoàn tất bước tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thì tiếp đến là bước soạn thảo và ký văn bản:
Trường hợp văn bản đã được bạn soạn thảo sẵn: Công chứng viên tiến hành kiểm tra dự thảo văn bản và chỉ rõ những điểm cần sửa chữa trong văn bản (nếu có) cho bạn (người công chứng), nếu bạn không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng cho bạn.
Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của bạn: Sau khi xác định nội dung, ý định giao kết hợp đồng không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
Sau khi đã có văn bản thì bạn tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc có thể yêu cầu Công chứng viên đọc giúp.
Nếu bạn yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì Công chứng viên sẽ xem xét và tiến hành sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc có thể hẹn lại ngày khác.
Ở bước này, Công chứng viên sẽ yêu cầu bạn xuất trình đầy đủ bản chính của các giấy tờ liên quan theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng cũng như ký vào hợp đồng và chuyển sang bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.
- Bước 4: Trả kết quả công chứng
Hồ sơ mà bạn cần công chứng sẽ được đóng dấu và trả lại sau khi bộ phận thu phí của Văn phòng công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng cũng như chi phí khác theo quy định.
Địa điểm công chứng
Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định:
Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp sau có thể công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng:
Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được;
Người yêu cầu công chứng đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;
Người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Theo quy định tại Chương III Luật Công chứng 2014 thì tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
Như vậy, người yêu cầu có thể công chứng hợp đồng, giao dịch tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng hoặc bên ngoài trụ sở của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng nếu rơi vào các trường hợp như trên.
Kết luận
Công chứng là một thủ tục quan trọng giúp các bên đảm bảo quyền lợi của mình trong các giao dịch pháp lý. Thời gian hiệu lực của công chứng phụ thuộc vào loại hợp đồng, giao dịch cũng như các quy định pháp lý liên quan. Việc hiểu rõ về thời gian hiệu lực của văn bản công chứng và các quy định liên quan sẽ giúp các bên thực hiện giao dịch một cách an toàn và hợp pháp, tránh những rủi ro không đáng có trong tương lai.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc công chứng, hãy liên hệ với BRAVOLAW để được hỗ trợ.
